La convocation doit être écrite et mentionner les informations suivantes :
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Lieu
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Date et heure de la réunion
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Ordre du jour précisant chacune des questions soumises à délibération
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Modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l'assemblée générale
En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.
La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment des documents suivants :
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Documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes
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Projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu'il doit être voté
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Projets de contrat pour voter des travaux
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Projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges
Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire, comme par exemple :
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5 annexes comptables (l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles)
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État détaillé des sommes perçues par le syndic pour sa rémunération
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de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire,
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du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes.
Entre la convocation de l'assemblée et la tenue de celle-ci, le syndic doit tenir à la disposition de chaque copropriétaire les pièces justificatives des charges de copropriété classées par catégories. Cette mise à disposition doit durer au minimum 1jour ouvré.
Le lieu de la consultation des pièces justificatives peut se faire :
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soit au siège du syndic,
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soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires.
Le ou les jours et les heures de la consultation des pièces justificatives doivent être indiqués dans la convocation.
Lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physiques déterminés dans le contrat de syndic.
Tout copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais.
